Ämne på Diskussion:Verksamhetsplan 2013/Den rullande studiecirkeln

Mycket roligt och intressant idé! Men det känns som att förstudien är alldeles för stor. Jag skulle föreslå något i denna storlek istället:

1. Ökad kunskap inom organisationen om de olika momenten och best practice; 40 timmar
2. En grundplan för färdvägen och ett eller flera utkristalliserade fokusområden; 16 timmar
3. En budget och plan för inköp samt nödvändiga förändringar av utrustningen; 16 timmar
4. Initierande av de första kontakterna med centrala organisationer på resevägen; 40 timmar
5. Yttre och inre kommunikation av projektet och vad som är på gång genom sociala medier, wikis och media; 40 timmar
6. Genomförda ansökningar om ytterligare ekonomiskt stöd från olika partners och fonder för att kunna bedriva så bred möjlighet under projektet som möjligt; 60 timmar
7. Rekrytering av övrig personal/volontärer som kommer att resa med i bussen.; 40 timmar
8. En skriftlig rapport om vad som krävs för att realisera projektet; 20 timmar

Det vill säga administrativa bitar på ungefär en och en halv månads arbete. Jag tror att effekten av att jobba längre endast marginellt kommer förbättra förstudien, det vill säga att marginalverkningsgraden är riktigt låg.

Hejsan,

Vad kul att du tycker att det är en spännande idé! Gällande för- och pilotstudiens tid (där jag använt "förstudie" i bred mening och det egentligen handlar om att göra alla nödvändiga förberedelserna för genomförandet av wikibuss-konceptet) var det så här jag tänkte när jag räknade med 9 månader:

1. Varje plats där vi ska genomföra event skall planeras noggrant, kontakter med möjliga partners skall vara genomförda, samarbeten skall vara inledda, kanske måste projektledaren åka dit och prata när det uppstår problem eller bara för att möte möjliga partners i verkligheten. En hel del av det som planerat kommer oväntat att stöta på patrull/behöva organiseras om/behöva ställas in så det bör alltså även finnas back-up-planer för varje event som snabbt går att ordna om det blir fel eller förseningar. Jag utgår från att vi vill att så mycket som möjligt ska hända när vi väl är på plats på en ny ort och inte bara ett litet editathon eller så och därför räknar jag med att minst en vecka krävs per plats vi besöker. 12 utflykter fyllda med event x 1 vecka förberedelse = 12 veckor
2. Planera för wikiexpeditionerna (alltså körvägar, lista vilka objekt som bör fotograferas etc.) vid varje utflykt. 3 veckor (för de 12 eventen)
3. Hitta igen och införskaffa en lämplig begagnad minibuss (det beror lite vilken budget vi har för bussinköpet). 1 vecka
4. Planera och genomföra dekoreringen av minibussen (designa och köpa in magnetdekaler, hyllor för den tekniska utrustningen, markera upp olika saker så att alla hittar där, småfix och städning etc.). 1 vecka
5. Fixa streetpanels (välja ut texter baserat på vart reserutten går, beställa dem, montera ihop dem etc. 10 stycken á 2 timmar styck). 0,5 vecka
6. Köpa in utrustning för bussens teknikpool, förbereda och strukturera upp utrustningen, ordna försäkring etc. 1 vecka (vilket är den tid Jakob lagt ned på att göra motsvarande jobb på vår existerande teknikpool)
7. Anställa personal, intervjuer, ordna volontärer etc. (minst 3 andra personer behöver vara redo) 1 vecka
8. Förbereda för studiecirklarna som vi kommer att anordna under resan och se till att skaffa fram, bygga ut, uppdatera och trycka upp studiematerial, instruktionsfilmer, promotionmaterial och allt annat som kan krävas. (Den här delen beror lite på vad som sker med den här projektansökningen.) 3 veckor
9. Administrativt arbete (tidsrapportering, lönegrejer, datorfix etc.). 0,5 vecka
10. Söka ytterligare sponsorer för eventet. 2 veckor
11. Extern kommunikation (förbereda olika pressreleaser, bloggposter, bygga upp en närvaro på sociala medier innan själva eventet drar igång, fixa olika mallar för affischer etc.). 1 vecka
12. Pilotstudie i fält. 2 veckor
13. Rapporten måste skrivas. Den måste vara bra nog för att studieförbunden ska kunna använda konceptet till andra cirklar och det krävs alltså en stor och heltäckande rapport. Intervjuer måste genomföras med andra organisationer som gjort liknande grejer (såsom Europeanas 1914-1918-projekt, wikiexpeditionerna i Polen, Antikrundan, andra företag och organisationer som genomfört liknande projekt). Arbetet som gjort skall beskrivas och förklaras i rätt hög detaljrikedom. Rapporten bör därefter översättas till engelska så att andra Chapters kan ta del av erfarenheterna. 4 veckor
14. Sedan dyker det garanterat upp andra saker som vi inte ens tänkt tanken på/inte kunnat förbereda oss inför eller några nya och spännande idéer som vi vill följa upp. 2 veckor

Detta blir sammantaget 34 veckor, eller ca 7,5 månader. Den tiden gäller om det är någon av oss från den nuvarande personalen som har praktisk erfarenhet av att anordna den här typen av event och känner föreningen utan och innan. Blir det en helt nyanställd projektledare så måste den personen först ha någon form av internutbildning och lära sig om WMSE, hur det fungerar på kontoret, om hur man praktiskt genomför de olika typerna av event (och då gärna förbereda några i Stockholm så att det inte blir problem på fältet när vi åker ut med bussen) etc. Att ha kommit in i det hela på ett vettigt sätt kräver nog ytterligare 6 veckor vilket då totalt blir 40 veckor vilket är ganska precis 9 månader.

Aha, du tänkte så. Jag tänkte mer att den här förstudien skulle vara ett test varefter man kan säga om det är värt att fortsätta (det är vanligtvis syftet med en förstudie) och då är det ju lite väl omfattande med 9 månader för att sedan lägga ner det. Om det riktiga syftet inte är att avgöra om det är en bra idé bör vi kalla det Wikibussturné - Fas 1. Jag fattar inte din koppling mellan punkt 1 och 12. Ska det hinnas göras tolv utflykter under de två veckorna?

Jag kallade den förstudie då det blir en förstudie även för andra rullande studiecirklar vilket jag misstänker vore en väldigt viktig aspekt för att få studieförbunden intresserade. Men du har absolut en poäng med att Wikibussturné - Fas 1 nog vore ett tydligare namn.

Den första punkten (de 12 utflykterna) är förberedelse inför att projektets andra fas drar igång. Punkt 12, pilotstudien, är för att testa konceptet och se hur mycket man faktiskt hinner med under en vecka. Jag tänker cirka 4 dagar till förberedelser inför den och en vecka då vi faktiskt kör runt med bussen och provar koncept i skarpt läge för att se vad som måste tas med när vi reser runt, om vi glömt något viktigt etc., samt därefter en dags heltidsarbete med uppföljning (ex. skapa och skicka ut något frågeformulär till de som deltog etc.).

Listan bör rimligtvis se ut så här (så att den följer den ordning som de olika punkterna bör genomföras; självklart överlappar en del av dem varandra och bör arbetas med parallellt):

1. Hitta igen och införskaffa en lämplig begagnad minibuss (det beror lite vilken budget vi har för bussinköpet). 1 vecka
2. Planera och genomföra dekoreringen av minibussen (designa och köpa in magnetdekaler, hyllor för den tekniska utrustningen, markera upp olika saker så att alla hittar där, småfix och städning etc.). 1 vecka
3. Köpa in utrustning för bussens teknikpool, förbereda och strukturera upp utrustningen, ordna försäkring etc. 1 vecka (vilket är den tid Jakob lagt ned på att göra motsvarande jobb på vår existerande teknikpool)
4. Förbereda för studiecirklarna som vi kommer att anordna under resan och se till att skaffa fram, bygga ut, uppdatera och trycka upp studiematerial, instruktionsfilmer, promotionmaterial och allt annat som kan krävas. (Den här delen beror lite på vad som sker med den här projektansökningen.) 3 veckor
5. Söka ytterligare sponsorer för eventet. 2 veckor
6. Extern kommunikation (förbereda olika pressreleaser, bloggposter, bygga upp en närvaro på sociala medier innan själva eventet drar igång, fixa olika mallar för affischer etc.). 1 vecka
7. Anställa personal, intervjuer, ordna volontärer etc. (minst 3 andra personer behöver vara redo) 1 vecka
8. Administrativt arbete (tidsrapportering, lönegrejer, datorfix etc.). 0,5 vecka
9. Pilotstudie i fält. 2 veckor
10. Varje plats där vi ska genomföra event skall planeras noggrant, kontakter med möjliga partners skall vara genomförda, samarbeten skall vara inledda, kanske måste projektledaren åka dit och prata när det uppstår problem eller bara för att möte möjliga partners i verkligheten. En hel del av det som planerat kommer oväntat att stöta på patrull/behöva organiseras om/behöva ställas in så det bör alltså även finnas back-up-planer för varje event som snabbt går att ordna om det blir fel eller förseningar. Jag utgår från att vi vill att så mycket som möjligt ska hända när vi väl är på plats på en ny ort och inte bara ett litet editathon eller så och därför räknar jag med att minst en vecka krävs per plats vi besöker. 12 utflykter fyllda med event x 1 vecka förberedelse = 12 veckor
11. Planera för wikiexpeditionerna (alltså körvägar, lista vilka objekt som bör fotograferas etc.) vid varje utflykt. 3 veckor (för de 12 eventen)
12. Fixa streetpanels (välja ut texter baserat på vart reserutten går, beställa dem, montera ihop dem etc. 10 stycken á 2 timmar styck). 0,5 vecka
13. Rapporten måste skrivas. Den måste vara bra nog för att studieförbunden ska kunna använda konceptet till andra cirklar och det krävs alltså en stor och heltäckande rapport. Intervjuer måste genomföras med andra organisationer som gjort liknande grejer (såsom Europeanas 1914-1918-projekt, wikiexpeditionerna i Polen, Antikrundan, andra företag och organisationer som genomfört liknande projekt). Arbetet som gjort skall beskrivas och förklaras i rätt hög detaljrikedom. Rapporten bör därefter översättas till engelska så att andra Chapters kan ta del av erfarenheterna. 4 veckor
14. Sedan dyker det garanterat upp andra saker som vi inte ens tänkt tanken på/inte kunnat förbereda oss inför eller några nya och spännande idéer som vi vill följa upp. 2 veckor